2021年も新型コロナウイルス感染防止のため、多くの人の健康を守るためにテレワークの実施が求められています。しかし、その実施状況はあまりはかばかしくありません。
東京商工会議所の調査によると、2021年4〜6月の東京都23区内の中小企業のテレワーク実施率は38.4％。そして、テレワーク実施における課題として「情報セキュリティ」や「PCや通信環境の整備状況」が、テレワークを実施できない理由として「テレワーク可能な業務がない」「生産性の低下」が挙げられています。これらを解決できないまま、2021年のラッシュ時にも駅は人であふれています。
これらを解決し、テレワークを推進できるツールとして注目を集めているのがRPAです。今回はテレワークでRPAを導入するメリットや、どんな業務にRPAを導入したらよいかなどをご紹介します。
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まずはRPAとは何か、どんなことができるのかを確認しましょう。
RPAとはRobotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、「ロボットによるプロセスの自動化」を意味します。ロボットと呼ばれる仕組みに作業を入力し、動かすことによって作業を自動化するものです。
RPAは得意な業務が決まっています。手順が決まっている業務、単純な定型業務、膨大な件数を短時間で処理する業務を得意としています。
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を利用し、場所や時間にとらわれず働くことを指します。日本では1984年にNTTが導入したのが最初の事例と言われています。意外にも、昭和の時代から大企業を中心にテレワークを導入しようとした事例があるのです。
総務省の定義によると、テレワークは企業に雇用されている人が行う雇用型テレワーク、自営業者などが行う自営型テレワークに二分されます。
雇用型テレワークの種類として、家で勤務することを指す在宅勤務、施設に依存しないモバイルワーク、サテライトオフィスやスポットオフィスを利用して働く施設利用型勤務があります。
自営型テレワークは、在宅で業務を行う個人事業主や小さなオフィスを拠点とする小規模事業者などが想定されています。
テレワークと似た言葉にリモートワークがあります。これはオフィスから離れた遠隔地で働くことを指します。主にIT・ベンチャー企業で2010年代の後半ごろから受け入れられています。
テレワークとリモートワークは似たような概念ですが、使い分ける必要はあるのでしょうか。国や自治体では「テレワーク」を用い、世間一般ではテレワーク・リモートワークの両方が浸透している、という違いがあるという指摘があります。特に基本的には明確に使い分ける必要はないと考えてよいでしょう。
現在、テレワークにおけるRPAの利用として、企業の正社員がRPAを利用して業務を行うというシチュエーションが一般的です。今後RPAの普及が進むと、RPAを用いて業務を請け負う求人が増える、RPAスキルを持つ派遣社員の待遇がよくなり、月給がUPするなどの予測があります。
テレワークを始める際の課題の一つに、「時間や場所が制限される業務をどう行うか」があります。例えば、個人情報や機密情報を社内から持ち出すことは難しく、これらを含む業務は出社して行う必要があります。RPAを利用すれば、これらを社外に持ち出すことなく業務を行えます。
それでは、テレワークでRPAを導入するメリットを確認しましょう。
RPAが得意とする業務の中でも、単純な定型業務や膨大な件数を処理する業務は、人間が行うと膨大な時間を必要とします。RPAは数百万件のデータも数秒で読み込めるため、大幅な業務効率化を実現できます。
RPAを稼働させる際にはロボットにプロセスを覚えさせる必要があります。この際、それまでは紙帳や小票などアナログを用いていた作業をデジタルに置き換えたり、不要なプロセスを削除したりと脱アナログ化や業務推進ができるので、より一層の効率化を見込めます。
また、手書きの書類のデジタル化には、OCRと呼ばれる自動的に文字を読み込む仕組みにAIを組み合わせた「AI-OCR」などを利用するとさらなる効率化が図れます。AI-OCRの代表的なサービスとして、DXSuiteがあります。
RPAは一度業務をロボットに覚えさせれば、従業員がその場にいなくても業務を代行できます。そのため、業務のために出社する必要がありません。2020年に強制的にテレワークが開始された際、「○○の業務ために出社しなければならない」という課題が多いようでしたが、RPAはこの解決にも貢献します。
具体的にどんな業務においてRPAを活用できるのかをご紹介します。
プロセスが決まっている定型業務を自動化すると、大幅に時間を削減できるだけでなく正確なアウトプットを得られます。
膨大な数値を扱い、正確性を必要とするデータ集計もRPAが得意な業務の一つです。データ集計だけでなく、集めたデータを加工して報告書を作成する業務などにも利用できます。
複数の項目を正確に入力し、管理する必要がある勤怠管理にもRPAは力を発揮します。
RPAは業種や業界を問わず幅広く導入できるという特徴がありますが、近年は勤怠管理のような専門的な業務や業界に特化したサービスも提供されています。例えばユーザックシステムが提供するRPAは、送り状や伝票業務、FAXの送受信などを専門としています。
当社がおすすめする初心者向けのRPAをご紹介します。
スターティアレイズが提供するRPAです。作業を録画できるためロボット作成が容易にできます。低料金から始められ、固定のサポート担当による充実のサポート体制も魅力的です。
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日本初のRPAです。低コストで導入でき幅広い業務に対応できること、ロボット作成支援や勉強会、コンサルティングなどさまざまな形のサポートを提供していることから、コストパフォーマンスのよさを感じられます。
今回は、テレワークでRPAを導入することの有用性をご紹介しました。いまだにRPA導入のイメージがつかない場合は、各サービスのホームページに掲載されている導入事例やブログなどを参考にしてください。
RPA以外にもクラウドや各種ツール、SaaSやAIなど効率的な業務を支援するサービスやプラットフォームは数多く提供されています。それぞれの特徴を理解し、導入することで、職場の業務効率化と円滑なテレワークの推進を達成してください。
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