国内では少子高齢化に伴い、人材不足が深刻化しています。多くの企業は生産性の向上を目指して、労働力を補い、業務を効率化する「業務の自動化」に注目しています。
自動化ツールには、近年話題の「RPA」や、従来より活用されてきたExcelの「マクロ」があります。どちらも定型業務や単純作業を自動化する上、幅広い業務に導入できるので、興味を持っている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、オフィス業務を自動化するRPAに焦点を当て、Excelマクロとの違いを解説します。自動化ツールを導入するメリットや、ツール導入前に検討するべきことも合わせて説明します。
公開日：
カテゴリー：目次
業務を効率化したい方の中には、「毎日同じ業務を繰り返している」「単純作業なのに業務量が多い」と、悩んでいる方も少なくないでしょう。人手不足のために、必要な業務が後回しになっている場合も。
そんな状況を打破できるとして、ロボットがバックオフィス業務を自動化する「RPA」が話題です。RPAは、従来人の手で行っていた業務を自動化するので、人為的なミスの予防に効果があります。さらに、人件費や残業代の削減もできるので、企業利益への貢献にも繋がります。
一方、RPA以外にも、AIやバッチなど、業務を自動化するツールがあります。代表的なものはマクロで、Excelなどで行う作業を自動化できます。次の章では、業務の効率化・自動化に役立つツールとして、RPAとマクロの違いを解説します。
業務の自動化に最適なRPAとマクロについて、特徴やそれぞれの違いを説明します。
RPAとは、ロボットが業務を自動化することです。主に、パソコンで行われる作業に適応することができます。特に、受注データの入力やメール送信といった単純作業や、マニュアル化された定型業務で効果を発揮します。RPAは、ルール通りに自動的に作業をする一方、イレギュラー対応には向かないという特性を持ちます。
マクロは、データ集計や分類、表やグラフの作成など、複雑な業務を自動化できる機能です。Excelなどのソフトで行われた操作をプログラム言語に変換して記録します。RPAとマクロはどちらも作業を記録し、データ集計の自動化が可能です。
RPAとマクロの違いは、マクロはプログラム言語であるVBAのスキルが必要で、Officeアプリケーション内の操作が対象です。一方、RPAはプログラミングや英語が不要なので、SEでなくても操作が可能です。業務自動化ができる範囲も、パソコン内のすべての操作と広範囲に適応できます。また、他のアプリケーションと連携できる設計も、RPAの特徴です。
マクロと比べて、多くの業務を自動化できるRPA。ここでは、RPAで業務を自動化するメリットを4つ紹介します。
RPAを導入する最大のメリットは、定型業務や単純作業の効率化です。これらの業務を自動化し、空いた時間をより生産性の高い仕事に活用できます。例えば、経理や総務の事務処理として、データ入力や転記を手作業で行っていた業務は、自動化により業務時間を大幅に削減することも可能です。
業務を自動化して業務時間を削減することで、人件費や残業代などのコストを抑える効果があります。RPAのライセンス費用はかかりますが、人を雇用するよりも安価なので、影響は少ないでしょう。業務を自動化すれば、新入社員や異動にともなう、教育時間や人件費も不要になります。
RPA導入は、人材不足が課題の企業にも有効な方法です。RPAは人と違い、24時間稼働することができることや、退職のリスクがないからです。RPAで定期業務や単純作業を自動化することで、少子高齢化にともなう人材不足の問題を、解消することができると言えるでしょう。
RPAは、手順を記憶したロボットが、マニュアル通りに業務を自動化します。人の場合は集中力に限りがあり、誤入力するデメリットがありますが、ロボットは疲れ知らず。何時間でも一定のスピードで、正確に業務を遂行します。人為的なミスを削減しながら、業務の対応スピードも圧倒的に向上させることができます。
RPAを効果的に活用するためには、導入前の準備が欠かせません。業務自動化の成功を後押しする、3つのポイントを紹介します。
全ての業務をRPAで自動化ができるわけではありません。RPAは、手順が決まっていてルール化できる業務に向いています。しかし、AIではないので、イレギュラー対応や考える業務には適していません。導入を検討している業務がRPAで自動化できるのか、事前にシミュレーションしておく必要があります。
RPA導入前には、現行の業務を洗い出して、状況を把握することが大切です。全ての業務を見える化することで、どの業務を改善するべきか、RPAで自動化できる業務はあるかといった選別が容易です。その際に、業務改善の効果とRPA導入コストが見合っているかの確認も忘れてはなりません。
いきなり全社や複数の部署で、RPAを導入すると失敗に繋がります。そこで、小さい規模で実践して、活用事例をつくることがおすすめ。1つの部署でRPAによる効果を得られたら、他部署や全社に展開して、業務の自動化を本格的に進めましょう。Winactorなど多くのRPAサービスは、無料トライアルやセミナーを設けているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。
無料トライアル