大企業・中小企業問わず、業務効率化や人材不足解消などを目的としてさまざま業務改善ツールが利用されています。なかでも単純作業や定型業務などの自動化、人的ミスの削減などを目的としてRPAが導入されるケースが増えています。
2010年代の前半から中盤頃はRPAを導入する企業は製造業に留まっていました。現在ではサービス業や金融業、自治体など多岐にわたっており、多くのオフィスワーカーに利便性が認められています。
RPAは特徴を理解して導入・運用すればよい効果を得られますが、やみくもに導入すると業務が滞ったり、費用に見合う効果を得られず、時間を浪費してしまう、結局利用されないなどの状況に陥ってしまいます。そのため、RPAを導入して運用する場合にはどんな導入効果を得られるのかを理解し、指標を用いて効果測定を行い、検証する必要があります。
今回は、RPAがもたらす導入効果と効果測定の方法をご紹介します。
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まずは、RPAツールを導入し運用することで得られる効果を確認しましょう。
RPAが最も得意としている作業は、全ての工程や手順が決められている単純作業や定型業務です。これらの作業は、人の手で行うと膨大な時間がかかる・ミスが生じるなどのデメリットがありますが、これらをRPAに任せることで効率的に遂行できます。
先ほども触れましたが、単純作業や定型作業は人の手で行う人の手で行うと膨大な時間がかかり、ミスが生じるリスクがあります。これらの作業をRPAに任せることで、作業ミスが発生する可能性を大幅に抑えられるため、効率的に作業を行えます。
これまでは人の手で行っていた作業をRPAに任せることは、人件費の削減につながります。また、近年日本企業は大企業・中小企業問わず人材不足に悩まされていますが、RPAを使いこなして業務を移管できれば、人材不足の解消にもつながります。さらに、RPAに作業を任せることで創出できた時間をコア業務やクリエイティブといった人にしかできない業務に当てることで、生産性の向上が期待できます。
2019年から法律が施行されたことにより、大企業のみならず中小企業においても働き方改革に取り組むことが求められました。また、2020年から流行した新型コロナウイルスの流行により、在宅勤務やリモートワーク、テレワークなどに対応する必要が生じています。
総務省も、平成30年6月に閣議決定された「未来投資戦略2018」以降、労働力不足や働き方改革を推進するツールとしてRPAを取り上げ、行政機関に対してRPAの導入を呼びかけているほどです。
働き方改革を推進して社内メンバーの多様なニーズに応えられることは、優秀な人材を確保することにもつながります。ぜひ、人件費の削減などの近視眼的な目標だけでなく、長期的な視野を持ってRPAを導入してください。
RPAを導入しても、それがどのように効果を発揮しているのかを測定しなければ、本当に効果を上げているかは分かりません。必ず効果測定を行い、効果が目標に達していなければ改善方法を考えるなどして、RPAの運用にもPDCAサイクルを取り入れましょう。
効果測定を行う前に以下の3点を確認してください。
RPAの導入を検討している会社・部署は多いと思いますが、導入目的は明確になっているでしょうか？「RPAがいいと聞いたから導入したい」「同業他社が導入したからうちでも」などは、明確な目的とはいえません。自社や導入部署の課題や業務内容を明確に把握した上で、なおかつ課題を解決する手段としてRPAが適していると判断した上で導入しましょう。
RPAは得意な業務とそうでない業務がはっきりしているツールであるため、どんな業務でも任せられるわけではありません。社内や該当部署の業務の中で自動化・効率化させたい業務はあるか、さらにその中でRPAで改善できる業務があるか、という順番で系統立てて改善範囲を把握しましょう。
RPAは導入して終わりではなく、ロボットの新規開発やメンテナンス、保守管理などの業務が発生します。そのため、RPAを導入する前から管理体制を整える必要があります。社内のメンバーから選抜した専門チームを組織する、システム開発部門の協力を仰ぐ、ツールの提供会社のサポートを利用するなどの方法が考えられます。
専門チームの組織やシステム開発会社の協力を仰ぐなどの方法は、トラブル発生の際にすぐに対応できるというメリットがありますが、人的コストがかかるデメリットがあります。ツールの提供会社のサポートを利用する方法は、導入当初やリテラシーの不安がある場合に一任できるため気楽に導入できますが、トラブルの際にすぐに対応できないデメリットがあります。
管理体制は必ずこれらのどれかを選択しなければならないわけではありません。複数の方法を取り入れるという方法もあります。セミナーや本、動画、他社のRPAの導入事例などを参考にして、社内や該当部署にとって最適な方法を探ってみてください。
また、この管理体制を構築した上で、トラブルが発生した際にどこまでを該当部署で対応するか、どこからを他の部署や社外に頼るかなどのルールを定めておくと、トラブルが発生したい際に慌てずにすみます。
それでは、効果測定の種類とその方法についてご紹介しましょう。
RPAにはさまざまな種類がありますが、どれも「人間が行っていた定型業務をロボットが自動で行うツール」です。そのため、定量的な効果測定、つまりどれくらいの効果があったのかを数値で表すための最大の指標は「削減できた人件費」です。
年間を通して削減できた人件費は、以下のような計算式で試算できます。
費用対効果を算出するためには、対象となる業務に対して現在どれだけのコストがかかっているのかも併せて算出し、RPA導入後の同様の業務でかかった費用を比較することが必要です。
削減できた人件費から、RPAのライセンス料や保守・運用にかかる費用、外部委託費用などのコストを引くと、費用対効果を求めることができます。
これ以外にも、「RPA導入によって削減できた時間」「RPA導入によって削減できた外部委託費用」なども定量的な効果策定に利用できます。
定性的な効果とは、定量的な効果とは反対に数値で表しにくいものを指します。例えば、RPAの導入によってミスが削減できたかどうか、社員の精神的負担の軽減や、ストレスの度合いやモチベーションの変化などが該当します。
これらの項目に関しては数値では把握できないので、RPAを導入して一定期間運用した後に社員へのヒアリングやアンケートを行って把握しましょう。
ここでは、RPAを導入する前に確認しておきたいポイントをおさらいしましょう。
RPAは得意とする業務とそうでない業務がはっきりと分かれているツールです。そのため、RPAに任せる業務を決める必要があります。
その際は、社内や該当部署の業務を全て洗い出し、その上で一つひとつの業務をRPAに任せるのが適切かどうかを判断します。
ひとくちにRPAにといってもさまざまな種類があります。例えば、さまざまな業務に対応できる汎用型、環境のテストを自動化する「UFT One」をはじめとする特定の業務を得意とする特化型、サーバーにRPAツールをインストールして使うため大量のデータを扱えるサーバー型、PCにRPAツールをダウンロードするため安価に導入できるデスクトップ型などです。
RPAに任せたいと考えている業務と、導入したいと考えているツールがマッチしているか、導入するツールで業務改善ができるかどうかを確認しましょう。
RPAの導入や促進は、計画的に行う必要があります。そのため、担当者を任命して推進する体制が求められます。担当者は、導入部署の実務に詳しく、RPAに関するリテラシーが一定以上あり、モチベーションの高いメンバーがよいでしょう。
もちろん、担当者一人に全てを任せてしまってはRPAの運用はうまくいきません。担当者を中心に主体的に関わり、リテラシーを高めていくことが重要です。
現在、注目がこれまでにないほど高まっている中で、RPAを導入することは大きな意義があります。
今後、効率化・自動化といった分野のテクノロジーは、AI-OCRなど最先端の技術とRPAを組み合わせ、さらに高度な業務を担うなどの新たなフェーズに突入することが予想されています。そのため、早いうちにRPAを運用していけば、近い未来にさらに高度なツールで効率化を図ることも可能となるかもしれません。
ぜひ、この機会にRPAを導入し、効果測定を行って効率的に運用してください。
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