RPA導入前にここだけはおさえる！メリットや注意点を解説

実際の導入前に確認！RPAの概要とは

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）の略で、業務を自動化するシステムやサービスを指します。RPAを導入すれば、ヒトの手で行ってきた仕事を自動化し、業務を効率化できます。RPAは事務業務に導入されることが多く、データの収集・入力などをヒトに代わって実行します。

RPAは設定されたプロセスを、設定された通りに処理するシステムです。そのため、導入することでルーティンワークを軽減できます。考えて判断をする業務や手順が毎回異なる業務の自動化には適していません。

RPAは導入企業に業務プロセスの改善やコスト削減といった効果をもたらすもので、社内の課題解決につながる1つの方法です。現場にとってRPA導入は、日々の働き方を改善するための支援となります。

RPAの3つの段階

RPAの機能は3段階に分類できます。RPAをクラス1とし、クラス2・3と数字が大きくなるほどより複雑な処理が可能です。

クラス1／RPA

導入により、定型業務を自動化します。決められたルールによる処理に特化しているので、導入によってルーティンワークにかかる時間を軽減できます。導入後に業務の手順が変更になった際は、改めてルールの変更やカスタマイズが必要です。

クラス2／EPA

EPAとはEnhanced Process Automationの略で、RPAをより強力にしたものという意味合いの自動化ツールです。RPAと異なるのはAIとの連携が可能になり、大量のデータ処理や非定型業務にも対応します。導入のメリットをより強く感じられるでしょう。

クラス3／CA

CAとはCognitive Automationの略で、認知による自動化を意味します。認知とはつまり、搭載されているAIに学習機能があり、使用を重ねる過程で処理能力が向上していくということです。CAは導入後に精度を増していくRPAだと言い換えられるでしょう。

自然言語学習・機械学習によりビッグデータ分析や個別最適処理といった業務に担うことができ、学習能力によって処理ルールの作成や意思決定も可能です。

3段階のRPAは導入によって得られる効果や解決できる課題が異なります。そのため、RPAの導入事例は各企業が抱える背景により様々です。また、費用面でもクラスが上がるとコストも大きくなるため、RPAの導入でどんな課題を解決したいのか、現場を支援するためにどの手順を効率化するのかを検討する必要があります。

RPAのメリットとは？

RPAの導入で、ヒトが反復して行ってきた単純作業や、手順が連動しているパターン業務を省力化できます。下記はRPAの導入で効果が期待できる業務の一例です。

＜RPAの導入により効率化が期待できる業務リスト＞
・文字・数値データ入力
・POSデータの収集
・各種データのExcelへのひも付け
・帳簿・伝票作成
・顧客データの管理
・受発注業務　など

このように、導入によって期待できる効果がわかりやすい点が、多くの企業がRPAの導入を進める理由の1つです。RPA導入で企業が得られるメリットを具体的に見ていきましょう。

業務クオリティの安定

RPAの導入は人為的な失敗をなくします。企業にとって、定型業務のクオリティを担保できる点は魅力的でしょう。

作業の高速化

クオリティの安定とともに高速化も実現されます。ヒトよりも早く作業し、失敗しないRPAは企業にとって頼もしい存在になるでしょう。

人件費の削減

RPAを導入することでヒトの稼働時間を大幅に軽減します。従業員の配置を見直すことで、人件費の軽減につながります。

働き方改革の推進

RPA導入は労働力不足や残業時間などの問題を解決できるものです。働き方改革に向けて対応する企業にとって、RPAの導入は力強い後押しとなります。

導入の際に気をつけることは？

RPAやRPAに付随するサービスを提供している企業は様々で、今後も増加することが見込まれます。米Gartner社が2015年と2020年2月に発表したレポートによると、RPAは黎明期・ピーク期・幻滅期を経験し、再度成長期を迎えるとされています。

AIやロボットの開発が発展することでRPAの機能が最適化され、企業の導入事例も増えていくでしょう。また、近年では自治体での導入事例も珍しくありません。定型業務の多い自治体にとって、RPAは心強いサポートとなるはずです。

RPA導入時に注意点としては、どの業務に対してどんなRPAツールを使用するのかを、適切に判断する必要があります。現場のニーズやかかるコストをしっかりと把握したうえで、他社事例を参考にするなど、情報を整理しながら導入を進めなくてはなりません。

また、導入後にその効果をどのようにチェックするかもポイントです。RPAを導入する際には、感覚値ではなく、定量的に効果を検証しましょう。

具体的な流れやうまく浸透させるコツは？

RPAを導入し、うまく浸透させるポイントは導入の段階によって下記のように異なります。

業務プロセスの見直し

現在行っている業務を見直し、どの工程にどんなRPAを導入するかを検討します。プロセスを改善したい業務や、自動化したい業務を洗い出しましょう。その際、業務量や業務工数を定量的に可視化しておけば、後々RPA導入による費用対効果を算出できます。

RPAツール選定・トライアル導入

RPAによって自動化したい業務が決定したら、RPAツールを選定します。その際、トライアルで導入できるものを選び、自社のシステムにフィットするか、社内のメンバーがうまく運用できるかを検討します。

効果検証・プラン選択

トライアル導入でできたこと・できなかったことを検討し、別のRPAツールを試すのか、導入を進めるのかを判断します。導入現場にとってRPAがどのようなサポートになるのかは、定量的に判断すべきです。一部のRPAツールでは価格の異なるプランが用意されている場合もあるので、コスト面での検討も必要です。

本導入

検証した結果、自社にとって有効ということになれば本格的にRPAを導入します。本導入時にはトライアル導入時のデータや、使用者の声をもとに運用ガイドラインを作成し、ツールとともに展開しましょう。

RPAは企業にとっても社員にとって新たに導入するツールです。導入後、現場の課題を解決する方法としてRPAを有効活用できるように、導入段階で丁寧にサポートしていくことが大切です。